Steeds meer kantoren starten met digitaal dossierbeheer, onder meer dankzij grote verbeteringen in de scansoftware. Wat zijn de kosten en de baten? Hoe zit het met de veiligheid? En zal het papier ooit helemaal verdwijnen? TNM sprak met Tom Bogaert uit Wilrijk, die van bij de start van zijn kantoor de digitale weg is ingeslagen, of tenminste toch dat geprobeerd heeft.
Toen notaris Bogaert in 2005 begon met zijn kantoor, was digitaal dossierbeheer voor hem een absolute must. Van in de beginfase botste hij echter op de beperkingen van de digitale weg. Aanvankelijk werd enkel de uitstroom gedigitaliseerd, maar het systeem bleek al snel erg tijdrovend en inefficiënt.
Daarom probeert hij nu de digitalisering van bij de instroom uit te voeren. Alle documenten worden indien nodig ingescand, vervolgens gecodeerd volgens een eigen systeem en ten slotte toegewezen aan een digitaal dossier, dat bewaard wordt op een eigen server. Een omslachtige manier van werken, waarbij de papieren versies binnen het notariaat toch in omloop blijven. “De kost om papieren dossiers op te slaan weegt niet op tegen wat zou kosten om een medewerker een dossier opnieuw te laten samenstellen”, aldus de notaris.
Eerst gebeurde de bewaring binnen het kantoor, maar sinds een half jaar worden de dossiers extern bewaard, om plaats te besparen. Dit is weer een extra kost, die uiteindelijk doorgerekend zal worden aan de klant.
Medewerkers vinden het ook moeilijk om afscheid te nemen van het vertrouwde papier. De digitalisering wordt voorgesteld als een surplus, en niet als vervanging van het papier. Voor elk digitaal dossier blijft er dus een papieren tegenhanger bestaan, als back-up. Wat is dan nog de meerwaarde van digitaal dossierbeheer?