Groene tekst
BREAKING : Notarissen gaan digitaal
Het is gebeurd. Na de media, het bedrijfsleven, de overheid, het onderwijs, ja zelfs mijn grootvader, schakelen nu ook notarissen massaal over op de computer. In plaats van hun dossiers op papier te bewaren in vuistdikke kaften, houden meer en meer notarissen hun dossiers tegenwoordig bij in digitale vorm. In een beroep waar sinds mensenheugenis pen en papier de plak zwaaien, is dat niet minder dan een aardverschuiving. De naschokken zijn op het terrein dan ook duidelijk voelbaar.
Veel notariële medewerkers zijn het noorden helemaal kwijt. Jarenlang vonden ze blindelings elk dossier in hun schier eindeloze archieven. Nu staren sommigen wezenloos naar hun schermen, hunkerend naar de vertrouwde geur van papier. “Ik besef dat deze verandering voor sommigen choquerend kan zijn”, vertelt notaris Tom Bogaerts uit Wilrijk. “Daarom raad ik alle notarissen die hiermee wil beginnen aan om in een eerste fase alles ook nog op papier te bewaren, eerst binnen het kantoor en vervolgens extern. Zo kunnen de medewerkers rustig wennen aan het idee en vermijd je een tsunami aan depressies en burn-outs.”
Ondertussen zitten ook de papierleveranciers in zak en as. “Het notariaat was één van onze trouwste klanten”, klinkt het. “Als het hun menens is met die digitalisering, komen we in zwaar weer terecht. Enkel met noodhulp van de overheid zullen we dan nog het hoofd boven water kunnen houden.”
Blauwe tekst
Het zijn barre tijden voor handelaars in papier. Kranten en tijdschriften gaan tegenwoordig massaal digitaal. De gevreesde bruine enveloppen van de FOD Financiën zijn al een hele tijd vervangen door Tax-on-web. En vandaag kreeg ik van mijn werkgever het bericht dat ik volgende maand mijn laatste papieren loonfiche ontvang. Het enige dat tegenwoordig nog per papieren brief in mijn brievenbus toekomt, zijn facturen en reclame. En zelfs die verschijnen meer en meer in de vorm van e-mail of zelfs sms.
Ook binnen het notariaat heeft de digitalisering nu haar intrede gedaan. Meer en meer notariaten schakelen tegenwoordig immers over op digitaal dossierbeheer. Exit papieren dossiers in kartonnen archiefdozen. Enter scanners, pdf-files en servers. In een wereld waar pen en papier sinds mensenheugenis dé werkinstrumenten zijn, gaat die verandering niet zonder slag of stoot.
Ik ga langs bij Tom Bogaert, notaris in Wilrijk, die als een pionier beschouwd kan worden in deze digitale revolutie. Hij pakte hij dit aan? Wegen de kosten op tegen de baten? Hoe zit het met de veiligheid van de gegevens, in deze tijden van spionage door de NSA en consoorten? En last but not least: zal het papier ooit volledig verdwijnen binnen het notariaat? Zullen we binnenkort onze aktes thuis op de pc kunnen downloaden en ondertekenen met een digitale handtekening?
In de wachtzaal valt het meteen op dat deze notaris mee is met zijn tijd. Hier geen antieken meubelen, maar witte kuipstoelen van een Deens designmerk. Ook geen tijdschriften om de bezoeker tijdens het wachten mee te diverteren, wel de code van de WIFI aan de muur.