Digitaal dossierbeheer: wat levert het op?
De digitalisering van het notariaat is de laatste jaren in een stroomversnelling geraakt, onder meer dankzij grote verbeteringen in de scansoftware. Steeds meer kantoren starten met digitaal dossierbeheer. Maar hoe doet u dat op een goede manier? Wat zijn de kosten en de baten? Hoe zit het met de veiligheid? En zal het papier ooit helemaal verdwijnen? TNM ging te rade bij notaris Tom Bogaert uit Wilrijk, die van bij de start van zijn kantoor de digitale weg is ingeslagen. Een keuze die rendeert, zo blijkt.
Toen notaris Bogaert in 2005 begon met zijn kantoor, was digitaal dossierbeheer voor hem een absolute must. Aanvankelijk werd enkel de uitstroom gedigitaliseerd: wanneer een dossier afgehandeld was, scande de dossierbeheerder de akte en eventueel andere belangrijke documenten in. Dat systeem bleek al snel erg tijdrovend en inefficiënt. Daarom gebeurt de digitalisering nu bij de instroom. Alle inkomende documenten (conventionele post, faxen, e-mails,...) worden indien nodig ingescand, vervolgens gecodeerd volgens een eigen systeem en ten slotte toegewezen aan een digitaal dossier, dat bewaard wordt op een eigen server.
Toch heeft de notaris het papier niet volledig vaarwel gezegd. Alle dossiers worden ook nog op papier bewaard, als back-up. “De kost om papieren dossiers op te slaan weegt niet op tegen wat het zou kosten om een medewerker een dossier opnieuw te laten samenstellen”, aldus de notaris. Eerst gebeurde de bewaring binnen het kantoor, maar sinds een half jaar worden de dossiers extern bewaard, om plaats te besparen.
Een andere reden om de dossiers ook nog op papier te bewaren, heeft te maken met changemanagement: sommige medewerkers vinden het moeilijk om afscheid te nemen van het papier. Door de digitalisering voor te stellen als een surplus, en niet als een vervanging van het papier, is het makkelijker om iedereen mee te krijgen in het digitale verhaal.
Kosten en baten
Het hele digitaliseringsproces vergde in het begin een grote tijdsinvestering. Ook de zoektocht naar goede hard- en software verliep niet altijd van een leien dakje; soms bleek de keuze voor een bepaalde leverancier niet de goede en moest overgeschakeld worden op een nieuw systeem.
Maar deze nadelen wegen volgens notaris Bogaert niet op tegen de talrijke voordelen. “Het grootste voordeel is zonder twijfel dat mijn medewerkers en ikzelf veel sneller en efficiënter kunnen werken. We hoeven niet meer te gaan zoeken naar het juiste dossier of het juiste document: in één muisklik kunnen alle documenten van een dossier opgeroepen en geraadpleegd worden. Je krijgt zo ook een veel vollediger beeld van de dossiers, waardoor je minder vergeet.”
“Een ander groot voordeel is de beschikbaarheid: alle documenten zijn altijd en overal ter beschikking van mij en mijn medewerkers”, aldus de notaris. “Iedereen kan, op elk moment, zowel binnen als buiten het kantoor, de dossiers raadplegen. Het enige wat je nodig hebt is een internetverbinding. Daardoor wordt bijvoorbeeld thuis werken veel gemakkelijker. Bovendien kan je de dossiers op die manier veel gemakkelijker up to date houden.”
Ook voor de bewaring biedt digitalisering grote voordelen, want het systeem zorgt voor automatische back-ups. Ten slotte is het mogelijk om in digitale dossiers zaken integreren die je in een papieren dossier niet kan bewaren, zoals applicaties en URL’s. In een verkoopsdossier bijvoorbeeld kunnen links naar een advertentie op Immoweb toegevoegd worden.
Veiligheid
Over veiligheidsaspecten maakt notaris Bogaert zich weinig zorgen. “Het is gemakkelijker om een slot te forceren en papieren dossiers te stelen dan om een systeem te hacken. Het eerste zou ik zelf kunnen, het tweede niet.”
Aan cloud computing, waarbij gegevens niet op je eigen server, maar op een externe server worden bewaard, durft de notaris zich voorlopig echter nog niet te wagen. “Met een eigen server heb je toch meer controle. Als je je dossiers in de cloud bewaart, weet je niet meer waar ze zitten.” Hij sluit echter niet uit dat er op termijn overgeschakeld zal worden op cloud computing, bijvoorbeeld wanneer de hardware aan vervanging toe is. Die is bij cloud computing immers niet meer nodig. “Maar voorlopig biedt het systeem, voor mij althans, meer nadelen dan voordelen”, besluit de notaris.
Op naar een papierloos notariaat?
Zal het notariaat ooit volledig zonder papier werken? Notaris Bogaert twijfelt. “Ik merk dat klanten toch graag hun akte op papier willen meelezen tijdens de ondertekening. Daarom ben ik er geen voorstander van om aktes te projecteren op een scherm. Ik heb ondervonden dat je op die manier minder persoonlijk contact hebt met de klant. Ook tijdens besprekingen vooraf maak ik altijd nota’s op papier, niet op mijn laptop.” Een volledig papierloos notariaat is volgens de notaris dan ook – voorlopig toch – een utopie: in zijn kantoor vullen digitale en papieren documenten elkaar prima aan.
Kadertekst
Tips voor een goed digitaal dossierbeheer
Bespaar niet op goede hard- en software.
Voor een goed digitaal dossierbeheer is een goede hardware (scanners, multifunctionals, printers,...) en software onontbeerlijk. Beslist dus niet te snel wanneer u dergelijke zaken aankoopt. Onderzoek de verschillende systemen grondig en maak dan een doordachte keuze. Een dossierbeheersysteem waarin scansoftware geïntegreerd is, biedt uiteraard veel voordelen.
Digitaliseer documenten bij de instroom in plaats van bij de uitstroom.
De ervaring heeft notaris Bogaert geleerd dat het efficiënter is om documenten meteen van bij de instroom in te scannen. Zo is het digitale dossier meteen volledig en verlies je daar achteraf geen tijd meer mee. Dat je af en toe een document inscant dat je later niet nodig blijkt te hebben, weegt daar volgens de notaris niet tegen op.
Centraliseer scantaken bij één medewerker.
Goed en snel inscannen vraag een bepaalde techniek, die niet iedereen is gegeven. Stel daarom één medewerker aan als verantwoordelijke en centraliseer alle scantaken bij hem of haar (voorzie ook een vervanger voor het geval dat de verantwoordelijke afwezig is). Het is veel efficiënter om gedurende een uur of enkele uren per dag één medewerker alle noodzakelijke documenten te laten inscannen dan dat iedereen voortdurend naar de scanner moet lopen.
Stuur tijdig bij wanneer bepaalde zaken niet goed blijken te werken.
Wanneer u bijvoorbeeld een coderingssysteem ontwerpt om documenten te klasseren, is het raadzaam om na enkele maanden te bekijken wat werkt en wat niet werkt, zodat u tijdig kan bijsturen. Als er dingen veranderd moeten worden, gebeurt dat het best zo snel mogelijk: hoe langer een systeem loopt, hoe meer tijd het kost om veranderingen aan te brengen.
Begin om de juiste redenen met digitalisering.
Wie met digitalisering begint met de bedoeling om plaats en papier te besparen, zal bedrogen uitkomen. De kost van papier en de opslag van papieren dossiers is immers marginaal. De kostenbesparing zit vooral in het feit dat iedereen sneller en efficiënter gaat werken: digitalisering zorgt voor betere werkprocessen (iedereen moet consistent werken), wat een grotere efficiëntie met zich meebrengt.
Meer informatie over dit onderwerp vindt u in het cahier “Digitaal werken in een notariskantoor” van het e-notariaat.
Heeft u ervaring met cloud computing en wilt u hierover getuigen? Neem dan contact op met de redactie via karen@mijnwetboek.be .
------------
2de tekst (verkoopbrief)
Seminarie “Estate planning voor hersamengestelde gezinnen” door prof. Geelhand de Merxem en prof. Barbaix
Geachte notaris,
Wedersamengestelde gezinnen zijn al lang geen uitzondering meer. Hun samenstelling is vaak complex en gevarieerd, en ze geven daarom geregeld aanleiding tot discussie, zodra zulke gezinnen te maken krijgen met een erfenis, schenking of huwelijk. De verschillende gezinsleden verdedigen immers vaak tegenstrijdige belangen en een doordachte planning is dan ook noodzakelijk.
Hebt u nood aan praktische handvaten voor een optimale vermogensplanning op maat van de betrokken partijen? Wilt u weten welke technieken fiscaal interessant én aanvaardbaar zijn? Ervaart u in uw praktijk concrete problemen die u graag wilt voorleggen aan juridische topspecialisten?
Volg dan het seminarie “Estate planning voor hersamengestelde gezinnen” door prof. Geelhand de Merxem en prof. Barbaix. Zoals u van ons gewoon bent, is deze opleiding enkel toegankelijk voor (kandidaat-)notarissen en hun medewerkers, wat u toelaat om al uw problemen en vragen over dit thema voor te leggen in een besloten sfeer.
Voor meer informatie en inschrijfmogelijkheden verwijzen wij graag naar onze website: www.mijnwetboek.be/nl/opleidingen.
Wij hopen u op één van onze seminaries te mogen ontmoeten!
Met vriendelijke groeten,
Anne Knops
Uitgever