De scansoftware evolueert razendsnel. Daardoor is ook de digitalisering van het notariaat niet te stoppen. Gelukkig maar, want kiezen voor digitaal dossierbeheer is kiezen voor de toekomst. Steeds meer kantoren zien er de voordelen van in. Ook notaris Tom Bogaert uit Wilrijk is fan. Wij lieten ons in zijn knusse kantoorzetels zakken en vuurden enkele vragen op hem af.
Waarom bent u zo’n groot voorstander van digitaal dossierbeheer?
Bogaert: Digitaal dossierbeheer is mijn eerste grote liefde, en eerste liefdes vergeet je niet. Tien jaar geleden opende ik mijn eigen kantoor. Toen heb ik zonder aarzelen voluit voor digitalisering gekozen. Je bespaart er plaats, tijd en geld mee. Je moet wel gek zijn om nog uitsluitend op papieren dossiers te vertrouwen.
U kan niet meer zonder digitaal dossierbeheer?
Bogaert: Inderdaad. Als ik sommige van mijn collega’s tussen hun torenhoge stapels papieren dossiers zie zitten, dan breekt mijn hart. Brand, waterschade, diefstal… Stel je voor dat je al je dossiers in één klap kwijtraakt! Ik mag er niet aan denken.
Hoe werkt digitaal dossierbeheer in de praktijk?
Bogaert: In het begin waren we wat te braaf. Pas als het dossier afgehandeld was, scande de beheerder de belangrijkste documenten in. Intussen hebben we veel bijgeleerd. Digitalisering gebeurt nu al bij de opening van het dossier. Elk inkomend document wordt gescand, gecodeerd en toegewezen aan een digitaal dossier. We bewaren alle digitale dossiers op een eigen server, zodat ze ook heel makkelijk raadpleegbaar zijn.
Mogen alle papieren dossiers dan in de prullenmand?
Bogaert: Op termijn is dat zeker de bedoeling. Helaas zijn mijn medewerkers erg gehecht aan hun papieren dossiers. Ik heb dan ook besloten om de overgang van de papieren naar de digitale wereld in stappen door te voeren. Zo krijgt iedereen genoeg tijd om eraan te wennen. Bovendien kan het nooit kwaad om een back-up te hebben. Toch blijven digitale dossiers zonder twijfel mijn eerste keus.